En Ágora, la mercancía se registra con un albarán de entrada: en Compras y Stock > Albaranes de Entrada, o recepcionando el pedido en la administración o en el móvil. Lleva fecha, almacén, proveedor y el número de su albarán; al darlo de alta, Ágora pasa las unidades de compra a unidades de venta y renueva el stock.
Tres formas de dar entrada a la mercancía#
| Desde | Cómo | Página |
|---|---|---|
| Un pedido confirmado, en la administración | Botón Crear Albarán: abre el albarán con las líneas del pedido para ajustarlo y servirlo entero o en parte | 208 |
| Un albarán nuevo, en la administración | Compras y Stock > Albaranes de Entrada, crear | 211-212 |
| La app de almacén | Recepcionar un pedido confirmado, o crear un albarán desde cero en Albaranes | 541-544 |
Registrar el albarán en la administración#
- Indica la fecha, el almacén que recibe la mercancía, el proveedor y el número de su albarán (p. 212). Si ya existe un albarán de ese proveedor con ese número, Ágora pregunta si seguir (p. 213).
- Añade los productos con el lector de códigos de barras o con el botón Añadir (p. 215). Se puede buscar por la referencia del proveedor: si Ágora la reconoce, sugiere la unidad de medida asociada a esa referencia. Si el producto no existe, se crea desde ahí con Crear Producto (p. 215).
- Para acotar la búsqueda, marca Mostrar sólo productos comprados habitualmente al proveedor seleccionado, que puede venir marcada de serie desde la ficha del proveedor (p. 216).
- Con muchas líneas, usa Importar con un fichero xlsx o csv generado desde Exportar Productos (págs. 214-215 y 251-252).
- Si el producto lleva trazabilidad por lotes, Ágora pide el lote al añadir la línea (p. 216).
- Revisa precios y descuentos de cada línea; los descuentos sobre el total se cambian con Editar en el Pie, y los totales se ajustan para que cuadren con el papel del proveedor (págs. 219-220).
- Adjunta el albarán original del proveedor con Asociar Archivos (p. 220).
- Pulsa Confirmar. El albarán nace en borrador, que es el único estado en que se puede editar; después pasa a confirmado y, al facturarlo, a facturado (p. 215).
Solo se pueden añadir productos con el control de compras activado, porque ya llevan su impuesto y su unidad de compra (p. 215). Con una unidad de compra «Caja de 6 uds.», dos cajas son 12 unidades de venta (p. 125).
Cuidado con las unidades al importar#
Los dos formatos de importación no cuentan igual: en el CSV la cantidad va en unidades de venta y en el Excel, en unidades de compra (págs. 251-252). Con un ejemplo nuestro, si el producto se compra en cajas de 24 y llegan 3 cajas, en el CSV se escribe 72 y en el Excel, 3. Escribir 72 en el Excel daría entrada a 72 cajas. En el Excel, además, no hay que tocar las columnas Id y Código de Barras (p. 252).
Las herramientas del albarán#
| Botón | Para qué sirve | Página |
|---|---|---|
| Pendiente de Recibir | Ver los pedidos a ese proveedor que faltan por recibir y marcarlos como recibidos | 217 |
| Pendientes de Servir | Ver qué pedidos quedan por servir y su detalle | 219 |
| Imprimir Etiquetas | Imprimir etiquetas de lo que entra, o sacarlas en un fichero de texto e imprimirlas en hojas A4 con otro programa | 217 |
| Actualizar Precios de Coste | Proponer un coste nuevo a partir de las líneas del albarán; dos permisos controlan quién lo usa y quién cambia la política | 217-218 |
| Mostrar Variaciones de Precio | Marcar en cada línea si el precio subió o bajó frente a la entrada anterior del mismo proveedor, almacén y unidad | 219 |
| Añadir Proveedor Habitual | Dejar al proveedor del albarán como habitual de sus productos | 219 |
Cómo se recalcula el coste desde el albarán y qué fórmulas ofrece está en escandallos en Ágora, en su apartado sobre el precio de coste. El paso siguiente, subir el precio de venta cuando sube el coste, en ajustar márgenes.
Recepcionar con el móvil#
Con la app de almacén (cómo se abre):
- Abre el pedido confirmado y elige recepcionarlo (p. 541). Ágora crea un albarán en borrador con sus líneas (p. 542).
- Ajusta las cantidades a lo que ha llegado (p. 542).
- Escribe el número de documento del proveedor en la pantalla de edición del número (p. 546).
- Las líneas que necesitan lote muestran el icono de edición en naranja: entra en la línea y asígnalo (p. 547).
- Pulsa Confirmar. Desde la misma pantalla se puede Descartar el albarán o añadir productos con + (p. 546).
Para confirmar, cada producto necesita un precio de coste (si no lo tiene, se le pone en la administración) y, si lleva lote, su lote asignado (p. 547). Si el proveedor no trae todo, el pedido queda parcialmente servido y sigue en la lista para recepcionar el resto (p. 542). El listado de albaranes de la app solo enseña los borradores (p. 543).
Errores que descuadran el stock y los costes#
Un albarán mal registrado no da error: se nota días después, en el inventario o en el margen. Los que más vemos:
| Error | Qué provoca | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| El mismo albarán registrado dos veces (por ejemplo, recepcionando el pedido y creando además un albarán nuevo) | La mercancía entra dos veces en el stock | Escribir siempre el número del proveedor y activar en su ficha el aviso de número repetido (págs. 197 y 213) |
| Cantidad en una unidad y medida en otra (cajas por unidades) | Stock multiplicado o dividido por el factor de la caja | Revisar la unidad de cada línea (p. 125) y, al importar, el formato (págs. 251-252) |
| Precio equivocado en una línea | Un coste falso si después se actualiza el precio de coste desde el albarán, y con él escandallos y márgenes | Revisar las variaciones de precio antes de actualizar costes (págs. 217-219) |
| Albarán con fecha igual o anterior a la de un cierre de almacén | Ágora no deja crearlo ni editarlo | Borrar el cierre, registrar el albarán y volver a generarlo; solo se puede borrar el último cierre de cada almacén (p. 247), como se explica en inventario en Ágora |
Editar o eliminar un albarán corrige el stock en consecuencia (p. 216), y editarlo solo se puede mientras sigue en borrador (p. 215). Para buscar el descuadre, el stock no cuadra en Ágora; si no te deja confirmar o editar, no puedo confirmar o modificar un albarán.
Qué necesitas#
| Elemento | Detalle |
|---|---|
| Módulos | Compras y Stock (p. 586); para recepcionar desde el móvil, Inventarios para Smartphone (p. 587), y para lotes, Trazabilidad (p. 587). |
| Licencia | Según la tabla de agorapos.com/pricing (consultada el 08-10-2026), la gestión de compras entra desde el plan Professional; Basic y Starter Plus no la incluyen. Los módulos adicionales pueden requerir licencias aparte (EULA 1.8, p. 594). El precio, en el precio de Ágora. |
| Datos | Proveedores dados de alta y productos con origen Compra a proveedor, unidad de compra y precio de coste (págs. 125 y 547). |
| Permisos | Acceso a Compras y Stock; los dos permisos de actualización de precios de coste para quien los toque (p. 217). El usuario trabaja con los almacenes de sus grupos de puntos de venta (págs. 103-104). |
| Quién lo configura | El distribuidor deja preparados almacenes, proveedores y la política de costes de cada almacén (p. 193); los albaranes los registra quien recibe la mercancía. |
Lo que el manual no cuenta#
Lo que sigue es experiencia de FOS registrando compras con clientes, no texto del manual.
- Se cuenta antes de que se vaya el repartidor. En FOS recomendamos comprobar cajas y pesos contra el albarán en la puerta y registrar lo que ha llegado de verdad, no lo que dice el papel. La diferencia se reclama al proveedor ese mismo día.
- Siempre contra el pedido. Si hubo pedido, se recepciona el pedido: así no se duplica la entrada y la lista de pendientes de recibir queda limpia.
- El papel, dentro de Ágora. Una foto del albarán firmado en Asociar Archivos ahorra buscarlo cuando llega la factura o cuando la gestoría pregunta.
- Registrado y confirmado el mismo día. La mercancía que entra en la cámara sin su albarán en Ágora no existe para el programa: la propuesta de reposición pide de más y el inventario sale descuadrado. El albarán se registra y se confirma al recibir, no a final de semana.
- Precio de coste antes de la primera recepción. En el móvil no se puede confirmar un albarán con productos sin coste (p. 547). Dejamos los costes cargados en la implantación para que la recepción no se atasque en la puerta.
Si quieres revisar cómo se reciben las compras en tus locales, escríbenos. Lo que viene después, la factura del proveedor, está en facturas de proveedor en Ágora, y el módulo completo, en compras y stock.
Preguntas frecuentes#
¿Puedo modificar un albarán ya confirmado?#
Un albarán solo se edita en borrador (p. 215), y el manual no explica cómo devolver a borrador uno confirmado. Si además está facturado, el manual indica borrar la factura, corregir el albarán y volver a facturarlo (p. 226). Los casos están en no puedo confirmar o modificar un albarán.
¿Por qué no me deja confirmar el albarán en el móvil?#
Porque a algún producto le falta el precio de coste o, si lleva trazabilidad, el lote: la línea sin lote aparece con el icono en naranja (p. 547).
¿Qué pasa si el proveedor trae menos de lo pedido?#
Se registra lo que llega. El pedido queda parcialmente servido y se puede recepcionar el resto cuando llegue (págs. 208 y 542).
¿Cómo evito registrar dos veces el mismo albarán?#
Escribe siempre el número del albarán del proveedor: si se repite para el mismo proveedor, Ágora pregunta antes de seguir, y el aviso se activa en la ficha del proveedor (págs. 197 y 213).
¿El albarán cambia el precio de coste de los productos?#
Depende de la política de costes del almacén para las entradas de albarán (p. 193) y de si se usa el botón Actualizar Precios de Coste, que propone el coste nuevo (págs. 217-218). Lo explicamos en escandallos en Ágora.
Fuentes#
- Manual de Ágora Restaurant, versión 9.0.8 (IGT Microelectronics): págs. 103-104 (grupos de puntos de venta del usuario), 125 (unidad de compra), 193 (política de costes del almacén), 197 (aviso de número repetido), 208 (crear albarán desde el pedido), 211-220 (albaranes de entrada y sus herramientas), 226 (albaranes facturados), 247 (cierres de almacén), 251-252 (importar compras desde CSV o Excel), 541-547 (recepción y albaranes en la app de almacén), 586-587 (módulos) y 594 (EULA, definición 1.8). Consultado el 08-10-2026.
- Precios de Ágora, tabla de planes (gestión de compras desde Professional). Consultado el 08-10-2026.
- Los ejemplos de unidades, la tabla de errores y los consejos son experiencia de FOS.